3.3: Secrétariat de l’organe de coordination de l’action des ONG

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Les organes de coordination de l’action des ONG créent souvent un secrétariat (parfois désigné sous le nom de « bureau de projet ») pour soutenir, diriger ou mettre en œuvre leur travail. Cela se révèle efficace lorsque le travail de l’organe de coordination va au-delà de la capacité volontaire fournie par le personnel des ONG membres existantes.

 

Financement du secrétariat

 

Le secrétariat peut être financé directement s’il est enregistré dans une ONG du pays. Autre possibilité : il reçoit les fonds directement des membres ou par le biais de subventions détenues par les membres en son nom. Le secrétariat peut être un organe opérationnel qui gère et assure les fonctions/services principaux de l’organe et dirige la collecte de fonds, la viabilité et les relations avec les donateurs, tout en suivant le travail et les opérations de l’organe de coordination. Certains contextes requièrent une représentation impartiale en dehors d’une ONG - qui peut être assurée par le secrétariat.

 

Fonction du secrétariat de l’organe de coordination de l’action des ONG

 

Un secrétariat peut fonctionner de manière relativement autonome et gérer lui-même des activités, sous la direction générale d’un conseil. Les activités peuvent englober toutes celles indiquées dans la section précédente. Sinon, le secrétariat peut être un organe administratif qui soutient le consortium en organisant les réunions, en rédigeant les comptes rendus, en assurant la sécurité et la communication, etc. Dans ce modèle, le secrétariat se révèle moins indépendant et le personnel des agences membres de l’organe de coordination assure l’essentiel des travaux de base.

Si un secrétariat ou un bureau de projet est mis en place pour l’organe de coordination, les critères suivants sont fondamentaux :

  • un personnel qualifié : à même de nouer des relations et unir, et capable d’être attentif à toutes les parties prenantes et au contexte ;
  • un espace et des lignes directrices appropriés : le personnel dispose de l’espace et des lignes directrices suffisantes pour réaliser son travail ;
  • des ressources adéquates : le secrétariat reçoit les ressources adéquates pour la fonction qu’il doit remplir ;
  • des systèmes de gouvernance clairs : les systèmes de gouvernance garantissent la redevabilité envers et au personnel et définissent les modes de gestion du secrétariat et du personnel ;
  • des fonctions et des responsabilités clairement définies pour le secrétariat : elles soulignent les fonctions et les responsabilités du secrétariat et les éléments qui doivent être transmis à l’organe directeur ;
  • une décision formelle sur la représentation externe : garantit la clarté sur la représentation externe de l’organe de coordination, la ou les personnes désignées pour ce faire, ainsi que le degré d’indépendance dont jouit le secrétariat pour opérer en toute autonomie.

 

Hébergement de l’organe de coordination de l’action des ONG

 

Les organes de coordination de l’action des ONG sont souvent hébergés par l’une des organisations membres, car la création d’un organe de coordination juridiquement indépendant peut être difficile, chronophage, coûteux et non-durable. Dans la modalité d’hébergement, l’organisation hôte est chargée :

·       d’assumer le risque financier et juridique ;

·       d’engager le personnel ;

·       de signer tous les contrats avec les donateurs ;

·       éventuellement accompagner les processus de gestion et apporter un soutien administratif comme les services informatiques.

Toutefois, l’organisation hôte n’exerce aucun contrôle sur le travail de l’organe de coordination, qui reste la prérogative des membres et des comités de direction, des groupes consultatifs ou des conseils.

Les modalités d’hébergement d’un organe de coordination peuvent varier considérablement. Le choix d’un modèle d’hébergement et du membre hôte est déterminé de manière optimale en suivant des critères clairs tels que :

·       la présence juridique dans un pays ;

·       la capacité et l’intérêt pour soutenir l’organe de coordination (y compris en réalisant l’investissement financier si nécessaire) ;

·       la présence dans toutes les régions du pays où le consortium prévoit d’investir ;

·       la faculté à soutenir le personnel de terrain en fournissant les bureaux, les services de sécurité et le soutien administratif si nécessaire ;

·       la faculté de recevoir les financements de la part de tous les principaux donateurs ;

·       la volonté d’accorder au consortium une large autonomie ;

·       la volonté de ratifier des procédures de fonctionnement et des avantages sociaux qui peuvent être différents de ceux de l’organisation hôte.

Pour en savoir plus sur les modèles d’hébergement, consultez : Keith, A. (2014) Summary of NGO Coordination Secretariat Hosting Structures (revised), élaboré par le forum d’ONGI humanitaires du Liban.

 

La fonction de l’agence hôte doit rester en grande partie invisible de l’extérieur. Toutefois, certaines agences peuvent être intéressées par le rôle d’hébergement justement pour la visibilité ou le rôle et l’engagement avec l’organe de coordination que cette fonction leur procure. C’est pourquoi il est important de convenir au préalable :

·       des critères de sélection de l’agence hôte ;

·       des modalités précises d’hébergement ;

·       du rôle à attribuer à  l’agence hôte ;

·       du soutien administratif et logistique ;

·       des processus de validation des comptes et des rapports de projet à transmettre aux donateurs ;

·       de tous les coûts éventuels.

L’ accord doit se présenter sous la forme d’un document écrit signé par l’agence hôte et le comité directeur de l’organe de coordination.

 

Prise de décision

 

Le consensus sur les processus de décision est primordial pour garantir un fonctionnement efficace d’un organe de coordination.

Ces processus doivent être indiqués dans les documents constitutifs de l’organe de coordination. En outre, les organes de coordination peuvent avoir recours à des outils pertinents pour les aider à résoudre des problèmes complexes ou difficiles. Pour accéder à une source d’aide sur les processus de prise de décision, veuillez cliquer ici.

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