3. Gestion des organes de coordination de l’action des ONG

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Gouvernance des organes de coordination de l’action des ONG

Il est primordial de s’assurer que la structure de gouvernance des organes de coordination de l’action des ONG soit créée pour accueillir différents types de membres, leurs ressources et leur capacité, sans oublier le contexte ou le pays des opérations. 

La structure doit améliorer (et non entraver) le fonctionnement de l’organe de coordination, et s’adapter aux changements de contexte, d’adhésion et de financement. Les mauvaises structures de gouvernance établies durant la formation d’un organe de coordination (notamment durant les premiers jours chaotiques d’une urgence) peuvent se figer et augmenter les probabilités d’échec à long terme.

 

Parmi les caractéristiques suggérées d’une gestion efficace des organes de coordination, on peut citer :

  • un accord déclaré, visible et manifeste de la direction générale de chaque organisation collaboratrice ou membre ;
  • un mécanisme de gouvernance, idéalement clair et défini, qui assure une direction efficace et l’intégration de tous les membres ;
  • des finalités communes dans une vision, une mission et une série d’objectifs définis et exprimés de manière claire et diffusés ;
  • une structure et des modalités de fonctionnement de l’organe clairement définies ;
  • une propension à l’action/les résultats tout en étant flexible ;
  • associer les besoins en coordination et les compétences ainsi que les connaissances de chaque individu ; et les organisations qui privilégient le temps des effectifs pour faciliter et soutenir le processus ;
  • l’élaboration de procédures de fonctionnement standard qui garantissent une communication transparente et efficace et une représentation pour tous ;
  • la clarté des fonctions, des responsabilités et du processus de collaboration, ainsi que de la redevabilité partagée pour eux ; et
  • un accord sur l’influence à atteindre et la manière dont le plaidoyer commun peut atteindre un impact et une influence plus importants.

 

Ces suggestions sont largement inspirées de : 

Partnership Brokers Association (2013) Dealing with Paradox – Stories and Lessons from the First Three Years of Consortium-building, Start Network about the CBHA/Start Network;

Ramalingam, B., Mendizabal, E. et Schenkenberg Van Mierop, E. (2007) Strengthening Humanitarian Networks: Applying the Network Functions Approach, Overseas Development Institute;

Emergency Capacity Building Project (2013) What we know about Collaboration: The ECB Country Consortium Experience.

 

Éléments essentiels d’organisation des organes de coordination

 

Les organes de coordination de l’action des ONG qui ont connu un succès intègrent systématiquement six éléments d’organisation. Bien qu’il soit indispensable que les organes de coordination reflètent la réalité du contexte, trois éléments offrent un point de départ utile pour créer un organe de coordination. Des exemples de la traduction de ces éléments dans les structures de gouvernance réelles seront abordés plus loin dans cette section.

 

1) Assemblée générale

Le point de départ pour la plupart des organes de coordination est une assemblée générale. Cette réunion regroupe une masse critique issue d’une ONG bien définie avec une organisation clairement établie pour des objectifs bien définis.

 

2) Comité de direction ou de pilotage

L’assemblée générale peut élire un plus petit groupe de personnes servant d’organe directeur, par exemple un comité de direction ou de pilotage pour prendre des mesures spécifiques. Il est important que le comité soit ouvert à tout le monde afin de représenter pleinement tous les membres. Les comités sont normalement élus par les membres.

 

3) Président(e) de direction/du comité de direction/du conseil

Le comité peut avoir besoin d’un(e) président(e) (et de vice-président(e)s, si nécessaire) pour jouer le rôle de représentant auprès des acteurs externes ou pour servir d’interlocuteur principal pour le directeur général/coordinateur du secrétariat. Dans certains cas, il n’est besoin d’aucun(e) président(e) et les responsabilités sont partagées entre le comité de pilotage ou au sein d’une plus grande instance.

 

4) Sous-groupes

Selon le cas, l’assemblée générale peut souhaiter former des sous-groupes qui se réunissent sur des périodes limitées pour régler quelques questions et craintes pour les membres de l’organe de coordination, et planifier des activités de plaidoyer en dehors du groupe.

 

5) Secrétariat

Plus le nombre de membres et la palette d’activités augmentent, plus les exigences administratives pour l’organe de coordination augmentent aussi. La fonction de secrétariat peut être requise pour faire face aux priorités de programmation, pour la réalisation des fonctions administratives de base et libérer les membres afin de mener à bien les activités de coordination. Le secrétariat peut avoir également besoin d’un directeur général/coordinateur.

 

6) Termes de référence ou cadre/description du groupe

Indépendamment de l’utilisation très conséquente des éléments susmentionnés par la communauté des ONG, la définition de termes de référence clairs pour l’organe de coordination de l’action des ONG est nécessaire pour fournir :

·       le cadre dans lequel ces éléments peuvent s’associer ;

·       les processus qui leur permettent d’atteindre leurs objectifs ;

·       la priorité et la continuité de l’organe de coordination ; et

·       sa redevabilité vis-à-vis de la grande communauté des ONG et ses acteurs.

 

Tiré de Currion, P. & Hedlund, K. (2011) Strength in Numbers: A Review of NGO Coordination in the Field: An OverviewICVA).

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